Настройка монитора эффективности в конфигурации «1С:Уравление производственным предприятием»

Настройка монитора эффективности в конфигурации «1С:Управление производственным предприятием».

 

Зачем нужен отчет «Монитор эффективности»?

В последнее время у многих пользователей вызывает интерес относительно новый отчет, который называется «Монитор эффективности».  Надо заметить, вопрос возникает справедливо, т.к. отчет интересный, а информации по нему очень мало. Разбираться самостоятельно, скажем так, надо набравшись терпения. Данный вид отчета представляет собой удобное и мощное средство контроля за всеми показателями деятельности компании. Главное, чтобы в системе  имелась информация, которую нужно анализировать (или контролировать). Это единственный критерий, который ограничивает фантазию руководителя. К примеру, в отделе продаж Вам нужно контролировать количество высланных коммерческих предложений и объем продаж, в отделе закупок среднюю стоимость закупки основного сырья для производства, а в отделе кадров коэффициент текучести. Пожалуйста! И ведь для этого даже ничего не придется дорабатывать.  Данный отчет может стать основным источником  данных о деятельности компании для руководителей, т.е. таким «рабочим столом», который будет их обеспечивать информацией для принятия решений.  Но.. не все так просто. Дорабатывать не придется, а вот грамотная и внимательная настройка квалифицированным специалистом потребуется. И, в зависимости от сложности поставленной задачи эта операция может оказаться весьма трудоемкой.

И так, что же мы увидим после установки программы? Как это ни странно, ничего! У Вас этот отчет по умолчанию вообще не будет работать. Как же так? Давайте разберемся.

Что такое «показатели»  в отчете «Монитор эффективности»

Показатели монитора эффективности
Показатели монитора эффективности

 

Откуда берутся показатели, мы рассмотрим чуть позже, а сначала посмотрим, как они могут быть представлены в отчете.  Предположим, нас интересует 2 показателя: Продажи в целом и продажи по важному для нас контрагенту «монолит». На рис. показаны оба этих показателя. В колонке «Динамика» мы наблюдаем изменение значения показателя  по отношению к предыдущему или будущему периоду (это называется смещение периода – указывается пользователем). Динамика может быть  трех видов:

  • Позитивная (зеленый треугольник);
  • Стабильная (горизонтальная черта);
  • Негативная (красный треугольник);

Кроме динамики, есть еще колонка «Состояние». Их тоже три:

  • ·         Хорошее (зеленый)
  • ·         Удовлетворительное (желтый)
  • ·         Тревожное (красный)

Логично, что должны существовать какие-то границы, по которым отчет должен определять, к какому состоянию и динамике относить полученные показатели. И они есть: надо дважды щелкнуть по наименованию показателю и откроется окно настройки этого показателя (закладка «индикаторы»):

Индикаторы монитора эффективности
Индикаторы монитора эффективности

 Таким образом, можно задать интервалы, по которым относить показатель к «хорошим» значениям и «не очень».

Можно также задать отборы по значениям динамики и состояния, что может оказаться полезным, например, для быстрого просмотра ухудшающихся показателей. Это можно сделать в настройках самого отчета (открываются по кнопке справа вверху):

Настройка отчета монитор эффективности
Настройка отчета монитор эффективности

 

Откуда берет данные отчет «Монитор эффективности»?

Данные в отчет могут быть получены двумя способами:

  • Первый и самый простой: путем использования любых существующих в системе отчетов. Причем с возможностью использования конкретных сохраненных настроек этих отчетов (посмотрим ниже на примере).  Данный способ может быть использован любым пользователем и специальных технических знаний не требует (только знание самой конфигурации на уровне пользователя и умение использовать существующие отчеты). В этом случае любой из показателей существующих отчетов может быть назначен показателем монитора эффективности;
  • Второй способ: более «продвинутый». Он позволяет сформировать свой отчет с использованием схемы компоновки данных. Тут потребуются вполне конкретные знания по использованию компоновщика данных.  Можно сказать, что этот способ предназначен для технических специалистов, т.к. потребует знания  языка запросов 1С и, следовательно, внутреннего устройства системы хранения данных. Этот способ позволяет использовать любые данные, имеющиеся в системе. Именно этот способ не ограничивает фантазию руководителя (тоже посмотрим на примере).

 

Где хранятся показатели монитора эффективности?

Показатели монитора эффективности хранятся в настройках  самого отчета. Выбрав «Настройка структуры» откроется отдельное окно со списком показателей. Если ни один из показателей не добавлен (как в чистой базе), то список будет пустой.

 

Настройка структуры показателей
Настройка структуры показателей

 У нас пока ни одного показателя нет:

Настройка структуры показателей
Настройка структуры показателей

Нажмем на кнопку «Добавить»

Новый показатель монитора эффективности
Новый показатель монитора эффективности

В открывшемся окне введем наименование «Продажи» и нажмем на кнопку выбора реквизита «Отчет». Откроется справочник «Произвольные отчеты». В этот момент возможны 2 варианта: Вы увидите список доступных показателей, если они загружены в базу из демонстрационной конфигурации (или добавлены свои специалистом). Или Вы не увидите ничего, т.е. в Вашей базе их нет. В рассматриваемом примере они есть, т.к. это демонстрационная конфигурация. Ели у Вас их нет, то следует выполнить следующие действия:

  • Установить демонстрационную базу УПП;
  • Запустить и открыть справочник «Произвольные отчеты» (меню Операции – справочники –произвольные отчеты). Нажать там кнопку «обмен» и выбрать пункт «Выгрузить отчеты»
  • Перейти в свою базу и повторить действия, только вместо «Выгрузить отчеты» выбрать «Загрузить отчеты». После этого в списке произвольных отчетов появятся предварительно настроенные отчеты.

Вот собственно они и являются инструментом получения показателей монитора эффективности. А сам показатель – это наименование настройки доступа к данным.

Настройка простейшего показателя монитора эффективности

Выбираем из группы «Показатели монитора эффективности» из группы продажи выбираем «Выручка» (под выручкой в этом показателе подразумевается оборот по продажам).  Нажимаем «ОК». В структуру монитора добавиться строка с показателем продажи.

 

Первый показатель "продажи"
Первый показатель "продажи"
Монитор с первым показателем
Монитор с первым показателем, но ничего не видно

И не видим ничего интересного. Да, забыли указать период. В правой части монитора выбираем вариант даты «Произвольная дата», указываем период «30.10.2009» (в Вашей базе это иогут быть свои данные, главное чтобы за этот период были продажи). Периодичность оставим «Месяц». Это значит, что мы хотим сравнивать значения показателя по месяцам. Смещение – это в какую сторону смещать период для анализа. В нашем случае «-1», это значит, что будем сравнивать показатель октября с сентябрем. Нажмем сформировать. Для контроля откроем стандартный отчет о продажах, установим в нем тот же период и сформируем. Сравним результаты. Да, действительно они равны – значит все настроено верно. Вообще, настоятельно рекомендую после добавления любого нового показателя сравнивать его значение с аналогичным, полученным стандартными отчетами. В противном случае Вы рискуете однажды получить цифры, значения которых объяснить не сможете.

Настройка периода для показателя
Настройка периода для показателя

Обратим внимание на значение предыдущего периода. Оно действительно за предыдущий месяц. В графе изменение рассчитался процент. Продажи упали на 90%. Монитор говорит, что динамика отрицательная, но состояние хорошее. Как-то нас это не устраивает. Это не потому, что монитор так работает, а потому, что мы ему ничего об этом не сказали, т.е. не настроили шкалу динамики и состояния (индикаторы). Давайте настроим. Пусть будет так: продажи меньше 200 это плохо, от 200 до 300 удовлетворительно и более 300 хорошо. Проверим:

Настройка индикатора
Настройка индикатора
Индикаторы в отчете
Индикаторы в отчете

Все работает верно.

Настройка показателя монитора эффективности с пользовательскими настройками

Усложним отчет. Допустим, продажи контрагенту «Монолит» нас интересуют больше всего и мы хоти их выделить как отдельный показатель. Возможность использовать настройки стандартных отчетов – отличная идея разработчиков монитора эффективности. Этим мы и воспользуемся.

Открываем  отчет о продажах и его настройки:

 

Выбор показателя
Выбор показателя для использования в мониторе

ВАЖНО: группировки и сортировку надо убрать:

Убираем группировки
Убираем сортировки

Устанавливаем отбор:

Устанавливаем отбор

ВАЖНО: чтобы получить доступ к данным, которые нам потребуются для настройки показателя, надо добавить эти данные в дополнительные поля.

 ВАЖНО: Надо обязательно включить флаг "Выводить детальные записи".

Добавляем дополнительные поля

Формируем отчет и проверяем, что данные выводятся. Сохраняем настройки (это обязательно).

Казалось бы, дальше аналогично предыдущему варианту. Но нет, необходимо выполнить еще целый ряд действий, чтобы показатель мог получить доступ к данным с учетом нашей настройки.

Нужно выполнить 3 основных шага:

  • Сформировать новый произвольный отчет
  • Выполнить настройку произвольного отчета
  • Добавить показатель в структуру монитора и связать его с ранее сохраненной настройкой.

 

Формируем новый произвольный отчет. Открываем справочник «Произвольные отчеты», находим группу, в которую мы хотим добавить отчет и нажимаем «Добавить»:

Создаем новый произвольный отчет

Для этого нужно выполнить 4 последовательные действия:

  1. Присваиваем имя нашему новому отчету. Назовем его «Продажи VIP (монолит)»
  2. Создаем схему компоновки данных.
  3. Создаем источник данных.
  4. При помощи конструктора генерируем новый показатель

Рассмотрим по порядку (имя уже ввели):

Создаем схему компоновки данных. Тут следует остановиться подробнее. В нашем варианте схема компоновки будет простейшая и состоять из одного элемента, введенного вручную и ряда настроек, которые будут добавлены в нее конструктором на шаге 3.  Именно этим шагом будет отличаться процесс настройки показателя с использованием существующих отчетов или с созданием новых. В последнем случае нам придется создать запрос к данным (но это тема отдельная. Если Вам потребуется сделать такую настройку, то стоит обратиться к специалисту, владеющему навыками построения запросов и работой с компоновкой данных. Пусть он для Вас сделает такой запрос и сохранит результат, а дальше Вы уже сможете этот результат использовать по данной инструкции).  Итак, создаем новую схему:

Создаем схему компоновки данных

Присваиваем объекту имя (произвольное): «Монолит»

Сохраняем настройку произвольного отчета

Нажимаем «ОК».

Теперь добавляем новый источник данных:

Добавляем новый источник данных

Именно в этой настройке мы указываем связь существующего отчета с его сохраненной настройкой. Выбираем созданный набор данных, нажимаем «ОК».

Далее нажимаем на кнопку вызова конструктора, выбираем «Стандартный показатель», жмем далее:

Конструктор показателя монитора эффективности

Заполняем (тут без вариантов, просто выбираем). Жмем «Готово» и «ОК».

В списке произвольных отчетов у нас появился новый отчет «Продажи VIP (Монолит)». Теперь его осталось настроить. Встаем на него в списке. Если нажать на  «Общая настройка отчета», откроется окно с настройкой, которую мы только что создали:

Но нам это сейчас не надо. Чтобы открыть настройку самого отчета, надо щелкнуть на нем 2 раза в списке. Нажимаем «Настройка», затем «Настройка структуры»:

Нстройка структуры отчета

Откроется окно настройки отчета:

Настройка с труктуры отчета

  Необходимо добавить группировку «Контрагент» (это то самое дополнительное поле, которое мы добавляли в настройку отчета). Все четыре флажка в колонках отчета должны быть включены (стоят по умолчанию). Нажимаем «Сформировать». Можно было и не формировать отчет, а сразу нажать «ОК» и перейти к добавлению показателя в монитор, но настоятельно рекомендуется проверить результат. Смотрим на отчет и убеждаемся в правильности результата:

Проверка результата произвольного отчета

Полученный вариант необходимо сохранить:

Присвоим настройке имя «Монолит».

Теперь можно сделать завершающий шаг: добавить показатель в монитор (это мы уже умеем, т.к. делали в начале).

Добавляем произвольный показатель

Это все! Да, не быстро. Но надолго.

Проверяем результат:

 

Как настроить расщифровки полученного показателя

В настройках показателя на закладке "расшифровки" можно указать отчет и его сохраненный вариант, который будет использоваться для расшифровки показателя. Можно задать несколько вариантов расшифровки.

 

Как сохранить варианты отчета и зачем они нужны

Очевидно, что для руководителей разных уровней интересны разные показатели. Да и вообще, удобно сгруппировать показатели по направлениям. Это делается при помощи вариантов отчета. После того, как мы добавили необходимые показатели в монитор, надо нажать на кнопку «сохранить вариант отчета» (в правом нижнем углу). После этого в панели вариантов отчета монитора показателей появится наш сохраненный вариант. Так повторяем для каждой группы показателей. Нажимая на варианты в панели вариантов, мы можем быстро переключаться между группами показателей. Это очень удобно.

В следуюущей части мы рассмотрим формирование новых показателей с использованием произвольных запросов к данным, а также другие виды показателей, доступные в констркторе (кроме стандартного).

 

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Настройка монитора эффективности в конфигурации «1С:Уравление производственным предприятием»: 8 комментариев

  • 01.10.2012 в 3:15 пп
    Permalink

    Уважаемый спасибо Вам за понятное описание! Хотелось бы узнать, где продолжение?

    Ответ
    • chavalah
      02.10.2012 в 11:45 пп
      Permalink

      Спасибо за отзыв, Иван!

      А поскольку никто не обращался за продолжением, его и не было:)
      Если у Вас есть конкретный вопрос, спросите, постараюсь ответить.

      Ответ
  • 20.12.2012 в 11:40 дп
    Permalink

    Спасибо, очень доходчиво. Так держать и в продолжении. Надеюсь, скоро увидеть

    Ответ
  • 28.01.2013 в 5:28 пп
    Permalink

    Спасибо за пуликацию! Очень хочется увидеть обещанное продалжение с произольными запросами к данным.

    Ответ
  • 25.06.2013 в 9:06 дп
    Permalink

    Добрый день! Спасибо за описание, очень доходчиво и живо.
    Только в процессе у меня возникла маленькая проблема, с отчетом «Продажи», когда я настраивал показатель монитора эффективности, показатель «Продажи», почему-то у меня данные задвоились, не могу выяснить в чем причина, не могли бы Вы высказать свои мнения по этому поводу? из-за чего может быть такая ерунда? (делю на 2 данные в показетеле монитора эффективности данные с искомым отчетом продажи совпадает).
    Спасибо.

    Ответ
    • chavalah
      08.07.2013 в 9:59 пп
      Permalink

      Спасибо за отзыв! Сложно так сказать, надо смотреть. Уверен, что причина должна быть простой. Попробуйте поэкспериментировать.

      Ответ
    • 17.01.2014 в 1:19 пп
      Permalink

      Задвоение произошло потому что в настройках показателя вы указали более одного уровня группировок. Т.е. продажи, но в разрезе, например, контрагентов. Уберите галочку в этой дополнительной группировке и все получится.

      Ответ
  • 07.11.2013 в 7:50 пп
    Permalink

    Спасибо! Полезный материал! С нетерпением ждем продолжение

    Ответ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *