Области автоматизации и цели автоматизации учета

А что вообще автоматизируют? Какие цели ставят, начиная проект автоматизации?

Данная статья является продолжением статьи "Зачем нужна автоматизация учета" . Для полной картины рекомендую начать именно с нее.

Прежде, чем говорить о целях, следует разобраться с областями автоматизации. Сразу отметим, что какого-то списка областей автоматизации не существует, т.к. все это очень индивидуально. Но, можно выделить наиболее типичные области автоматизации. Что это даст? Во-первых, Вам станет понятно, какие участки автоматизируют различные компании, во-вторых, можно будет подумать, а с чего начать в Вашей компании.

Для начала составим список наиболее распространенных на практике областей автоматизации. Я буду стараться излагать материал так, чтобы постепенно раскрывать понятие целей автоматизации.

Область автоматизации

Решаемые задачи

Торговля
  • Оптовая торговля (рассмотрим ниже подробнее)
  • Розничная торговля (поддержка торгового оборудования: весы, сканеры штрихкодов, кассовые терминалы, информационные киоски, считыватели магнитных карт и другое оборудование)
  • Интернет-торговля (управление корзиной покупателя, каталогом изделий, поддержка различных форм оплаты)
Взаимоотношения с клиентами  Все системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) условно можно разделить на 3 группы:

 

  • Оперативные CRM
  • Аналитические CRM
  • CRM взаимодействия (по умному их еще называют Коллаборационные)

 Современные автоматизированные системы часто смешивают в себе свойства из этих групп.

Подробно о CRM-системах Вы можете прочитать в моей статье «Классификация и возможности  CRM систем»

 Если кратко, то их назначение такое: полный контроль всех стадий взаимоотношений, от первого контакта до послепродажного сопровождения, а также анализа эффективности взаимодействия. Несомненно, такие системы предполагают владение всей информацией о клиенте.

Иногда такие  системы представлены в виде модулей систем комплексной автоматизации.

Управление складом  Называются WMS- системами (Warehouse Management System) – системы управления складами. Это достаточно большой и сложный класс систем. Основные решаемые задачи:

 

  • Складской учет товаров;
  • Контроль оборачиваемости товаров;
  • Сборка и комплектация партий товаров;
  • Отгрузка товара;
  • Контроль сроков годности;
  • Управление системой штрихкодирования грузов;
  • Поддержка радиоуправляемого оборудования для использования работниками склада;
  • Размещение товаров  с учетом условий хранения (температура, влажность, срок реализации)
  • Формирование всех необходимых документов
  • Управление весовыми товарами;
  • Управление действиями сотрудников склада;
Производство. Отраслевая специфика производства  Пожалуй, это самый сложный класс систем. На рынке представлено достаточно большое количество подобных систем. Если Ваша компания занимается производством, то следует обратить внимание в первую очередь на существующие тиражные системы, т.к. разработка системы управления производством «с нуля», т.е. полностью под заказ, представляется некой авантюрой, и, если Вам такое обещают, следует насторожиться. Такое, конечно случается, но будет очень дорого, а успех не гарантирован (а если Ваше производство сложное, то вообще следует исключить такой вариант).  Другое дело, когда речь идет о доработках существующей тиражной системы. Выделяются следующие основные задачи:

 

  • Контроль состояния и распределение всех ресурсов предприятия (Оборудование, персонал, документация, материалы, инструменты)
  • Маршрутизация и диспетчеризация производственных заказов, включая движение материалов по производственным участкам;
  • Контроль качества продукции;
  • Управление техническим обслуживанием и ремонтами продукции;
  • Анализ производительности оборудования и производственных участков;
  • Полная информация об изделии, спецификации продукции;

Несмотря на то, что основные  производственные процессы схожи в разных отраслях, если погрузится в детали, то они имеют массу отраслевых особенностей. Например, в ювелирном производстве будет актуален учет веса драгоценных металлов, в мебельном производстве вопросы раскроя материалов, в электромонтажном предприятии учет кабеля в бухтах и т.п.  Аналогично, в каждой отрасли есть свои особенности. Поэтому, существуют системы, которые ориентированы именно на эти особенности.  Тут возможны два варианта: или какая-либо тиражная производственная система, оптимизированная под конкретную отрасль, либо система, изначально спроектированная под эту отрасль. Сравнивать эти варианты в целом некорректно, все зависит от конкретной ситуации на предприятии (необходимо оценивать затраты/эффективность).

Если Вам придется столкнуться с выбором системы для управления производством, наверняка столкнетесь с терминами ERP, MRP, MES. Не нужно этого пугаться. Тенденции развития автоматизированных систем таковы, что отдельные функции между этими системами перемешались, т.к. все производители стремятся расширить долю рынка и повысить универсальность своих систем.

Когда будете выбирать систему, ориентируйтесь не на названия и принадлежность к какому-либо классу, не на рекламные буклеты, там всегда все красиво, а на конкретный опыт применения потенциальной системы.

 

Финансы  Очень актуальное направление в наше время. Практически все финансовые директора мечтают об удобной  системе управления финансами. И таких систем много. Надо заметить, что, несмотря на кажущуюся понятность данной области (казалось бы: деньги пришли – деньги ушли и т.д., все просто), для автоматизации это из самых сложных направлений. Потому как управление финансами не сводится только к управлению фактическими денежными потоками, а включает задачи планирования и финансового анализа.Система управления финансами может решать следующие задачи:

 

  • Оперативное управление денежными средствами, Управление платежным календарем;
  • Система бюджетирования (подходы в разных системах сильно отличаются), формирование бюджетов, сценарное планирование, план-фактный анализ;
  • Управление финансами холдинга
  • Финансовый анализ деятельности
Кадры и заработная плата  Это одна из самых старых областей, в которой была востребована автоматизация учета. Соответственно, самая изученная. За редким исключением,  «изобретать велосипед» тут не приходится, практически под любые требования можно найти готовую подходящую систему.  Тут есть два подхода: подсистема расчета зарплаты и кадровый учет интегрированы друг с другом (т.е. по сути являются одной программой), и используются отдельно. В обоих вариантах есть свои достоинства и недостатки. Такие системы позволяют:

 

  • Хранить полную информацию о кадрах;
  • Вести табеля рабочего времени и рабочие графики (и все, что с этим связано);
  • Использовать множество видов расчета заработной платы (гибко настраиваемых)
  • Поддерживать требования законодательства к расчету заработной платы (в том числе решает вопросы предоставления отчетности в государственные органы);
  • Получать всю необходимую отчетность;
  • Некоторые системы поддерживают расчет как регламентированной зарплаты, так и управленческой (параллельно);
Планирование  Как правило, системы планирования являются частью какой-либо другой системы, и редко встречаются отдельно (это нецелесообразно). Поддерживаться могут самые различные области планирования:

 

  • Закупки
  • Продажи
  • Производственное планирование (наиболее сложное)
  • Финансовое планирование
Транспортная логистика Для данной области также существует множество готовых программ, но, как правило, все они очень специфичны и зарождались как разработка под заказ от какой-нибудь крупной компании. Следует внимательно относится к выбору такой системы (возможность изменения, поддержка и т.п.). Как правило, такие системы существуют отдельно от всех остальных систем в компании (при необходимости их интегрируют). Основной функционал:

 

  • Взаимодействие с перевозчиками и водителями;
  • Взаимоотношения с клиентами;
  • Специализированный документооборот;
  • Диспетчеризация грузов;
  • Отраслевые особенности (определяются видом транспорта, видом перевозимых грузов)

 

 

Документооборот  Очень популярный класс систем. Такие программы помогают организовать удобное хранилище документов, формировать эти документы, а также управлять регламентом их согласования, обработки и т.д. (т.е. всем жизненным циклом документа). Основные функции:

 

  • Единая база документации
  • Создание документов по шаблонам
  • Управление процессом согласования и движения документов;
  • Хорошо развитая система поиска документов;
  • Система отчетности по документам
Бухгалтерский и налоговый учет Такие системы используются практически на каждом предприятии и предназначены для организации учета в соответствии с требованиями законодательства.

 

Рассмотреть подробно все области не представляется возможным, каждая из них достойна отдельной книги, поэтому мы остановимся на наиболее понятной большинству: оптовой торговле.  Кстати, если говорить об автоматизированных системах, в настоящее время это самое распространенное направление автоматизации. Существует огромное количество готовых систем, направленных для удовлетворения потребностей самых требовательных клиентов в области оптовой торговли. Как известно, продажи бывают разные: оптовые, розничные, продажи услуг, комиссионная торговля, интернет-торговля, продажи через торговых представителей, продажи через автоматы. Все эти особенности предъявляют соответствующие требования и к системам автоматизации. Если после прочтения и изучения примера для оптовой торговли, Вы не сможете провести аналогичную работу над своей  областью, обязательно напишите мне, и я Вам помогу.

Если говорить упрощенно, оптовая торговля функционирует примерно так: по различным каналам находят клиентов, под этих клиентов закупается товар (или принимается из производства, если речь идет о производственной компании), на товар устанавливается конкурентоспособная цена, затем  товар реализуется клиентам. С оптовыми продажами часто тесно связаны задачи управления складскими запасами и закупками, а также взаимодействие со службой доставки.

Казалось бы, все просто! Случается, что между компанией, занимающейся автоматизацией или оптимизацией работы оптовой торговли и ее собственником (или наемным управленцем) происходит такой примерно диалог: «Ну… у нас тут все просто, менеджеры звонят, находят клиентов, выписывают счет. Если клиент согласен – оплачивает товар и мы заказываем его у поставщика. Товар пришел, мы его отгрузили, выписали документы.  Вот, в общем-то  все, как у всех в торговле! Сколько будет стоить внедрить программу?». 

Так ли это на самом деле? Как известно любому опытному менеджеру, двух одинаковых компаний не бывает. Бывают компании похожие, но вот чтобы одинаковые, за 15 лет ни разу не встречал!

И так, что делать?  О том, какие версии развития событий бывают в этом случае, можно прочитать в статье «Автоматизация учета. С чего начать?». Предположим, что собственник бизнеса понял, что сначала следует попытаться определить цели, чего же он ожидает от проекта, и провести изучение бизнеса его компании с последующим описанием бизнес-процессов. И что мы получили? (Вполне реальная ситуация. Надеюсь, в Вашей компании дела обстоят намного лучше, а после данной статьи, Вы не будете рассуждать подобным образом):

Ситуация  по результату обследования

Что об этом думают руководители и консультанты

Менеджеры делают холодные звонки. Ничего никуда не записывают, сколько они делают  холодных звонков за день никто не понимает, но клиентов сильно не пребывает. На какой стадии находятся договоренности с тем или иным клиентом, знает только сам менеджер (тоже записывает у себя в виде таблицы в Excel, причем на локальном компьютере). Руководитель: «Да, это проблема. Мы пытались организовать запись звонков в виде файла, но менеджеры говорят, что это долго, неудобно, и, что им тогда некогда будет искать клиентов. В результате информация разбросана по их записным книжкам или находится в головах.  Надо формировать единую клиентскую базу» Консультант: «Это типичная проблема для многих отделов продаж. Как правило, ссылка на неудобство и прочее при регистрации звонков это отговорка. Сделать инструмент удобным можно, но, чтобы менеджеры стали им пользоваться, нужна воля руководителя. Многие менеджеры вообще не заинтересованы в регистрации контактов, ведь это ценная информация. Вы видели объявления на сайтах о поиске работы, где требуются менеджеры с собственной клиентской базой? В нашей стране сложилась такая практика, что менеджер считает наработки по клиентам своей собственностью, а ведь это не так, ему за эту работу компания платит зарплату».
При входящих звонках трубку снимает любой сотрудник в компании. Если звонит клиент, переводит на отдел продаж. Что происходит с информацией в дальнейшем, неизвестно. Руководитель: «Конечно, хотелось бы фиксировать звонки от новых клиентов, а также источники информации, откуда они о нас узнали» Консультант: «Технически это организовать не сложно. Но основным будет именно организационный вопрос: в компании должны быть установлены правила приема телефонных звонков, как, впрочем, и правила приема посетителей (ведь клиент может не только позвонить, но и приехать). В таких правилах прописывается, как сотрудник должен поприветствовать клиента, кто должен снимать трубку, какие вопросы задать обязательно, что предложить»
Договора с клиентами составляют сами менеджеры, делают это в программе MS Word. По факту, на составление договора с клиентом уходит больше времени, чем им требовалось бы для фиксации звонков клиентов Руководитель: «Особых проблем это не вызывает, бывают конечно ошибки в договорах, потом исправляют. Сколько времени у них на это уходит, не знаем, но они не жалуются» Консультант: «Если система мотивации не настроена на максимум найденных новых клиентов, то менеджер по продажам  будет стремиться делать более приятную для себя работу. Не спеша оформлять договор с уже найденным клиентом для него гораздо комфортнее, чем заниматься холодными звонками. При этом его никто не упрекнет, что он ничего не делает: он занят важным делом, оформляет договор. Почему он должен жаловаться, его все устраивает»
Документы клиенту выписывают из существующей программы складского учета. При наличии скидок, рассчитывают их вручную. Менеджер сам договаривается с клиентом о скидках в разрешенных пределах Руководитель: «Систему скидок хотелось бы развить. Ввести бонусы за объемы закупок, контролировать это все автоматически. Привязать скидки к различным группам товаров» Консультант: «Данные требования необходимо детально формализовать и описать. После этого реализовать их поддержку в автоматизированной системе. Только в этом случае, Вы будете застрахованы от недовольства клиентов, если им забыли сказать о положенном бонусе, а также злоупотреблений бонусами менеджерами (что нередко встречается на практике, если система мотивации зависит от выручки)»
Кладовщик на складе помнит все расположение товара по памяти. При сборке заказа приходится несколько раз обходить вес склад.  Если приходит новый, то долго ходит по складу и запоминает, где что хранится, в результате собирает заказ еще дольше. Руководитель: «Хотелось бы, чтобы кладовщик собирал заказ за один проход по складу со специальным документом, где все по порядку расположено, как на складе» «А еще нужно организовать адресное хранение товара» Консультант: «Для того, чтобы кладовщик собирал товар за один проход, в том или ином виде нужно адресное расположение товара» «Организация адресного хранения товара – большая задача. Часто это выделяют вообще в отдельный проект. Такая работа может быть связана и с использованием дополнительного оборудования, в виде терминалов сбора данных, сканеров,  погрузчиков и пр.» 
После сборки товара и ввода его в программу, случается пересорт, т.к. много похожего товара из-за большого ассортимента. Иногда такой товар имеет разные цены. Случается, что стоимость сделок оказывается некорректной, и убедить клиента доплатить за товар достаточно сложно. Руководитель: «Я слышал, что наши конкуренты используют штрихкоды, и проблема пересортицы у них практически отсутствует» Консультант: «Да, использование штрихкодирования уже стало практически стандартом. Но внедрение в практическое использование такой системы потребует решить множество вопросов: определиться с размерами и дизайном бирок, выбрать необходимое оборудование: принтеры этикеток, сканеры штрихкодов. Необходимо определиться, будите использовать входящие штрихкоды или свои собственные и еще множество связанных вопросов»
Часть товара имеет сроки годности, которые контролируются вручную Руководитель: "Необходимо выявлять такой товар своевременно, чтобы успеть реализовать" Консультант: «Можно организовать информационную поддержку для контроля сроков годности. Это может повлиять на привычный способ работы персонала: на раскладку товара, приемку и сборку заказов» 
При приемке товара от поставщика, не всегда товар соответствует заказу, как по цене, так и по количеству. Отследить все кладовщик не может Руководитель: «Необходимо организовать какой-то удобный контроль при приемке, надо подумать…» Консультант: «Да, надо думать. В первую очередь пронаблюдать, как это происходит на практике»
Случается, что менеджер недостаточно следит за просроченной задолженностью, а иногда злоупотребляет: отгружает товар ради объема, а задолженность становится больше  разрешенной Руководитель: «Необходимо контролировать превышение кредитного лимита автоматически и не разрешать делать отгрузку» Консультант: «Да, это возможно и поддерживается в большинстве систем. Необходимо будет согласовать дополнительные условия контроля: в разрезе договоров, общей задолженности, учитывать только по одному юридическому лицу или всем компаниям клиента?»
Для формирования отчетов по продажам руководству, начальник отдела продаж формирует их в Excel, тратит на это 2-3 дня в месяц. Руководитель: «Отчеты делаются долго, вызывают сомнения в достоверности и содержат недостаточно аналитики. Например, хочется видеть динамику продаж по регионам и клиентам, вручную это очень сложно, а старая программа такого не делает» «Директор хочет видеть все в виде графиков» Консультант: «Разработка системы отчетности потребует детальной проработки каждого вида отчета: какие показатели рассчитываются, по каким алгоритмам, в каких разрезах, по каким данным должны строится графики. Все это необходимо подробно описать»
Случается, что клиенты уходят, почему не известно, статистики нет, жалобы клиентов не регистрируются и не обрабатываются Руководитель: «Хотелось бы понимать, почему теряются  клиенты, почему ушли к конкурентам» Консультант: «Необходимо организовать регистрацию всех претензий клиентов и результатов их обработки.  Необходимо периодически получать обратную связь от клиентов по вопросам их удовлетворенности получаемыми услугами»

 В приведенной выше таблице я описал лишь «верхушку айсберга», ее можно еще долго продолжать, но смысл уже понятен, не буду загружать читателя лишней информацией. Из сказанного   выше можно сделать вывод:

Не бывает проектов «просто автоматизации», бывают проекты по улучшению бизнеса компании, и неважно, как этот проект называется. Последней фразой я хотел сказать, что если у Вас в компании затевается проект «Внедрение автоматизированной системы Х», то это вовсе не означает, что сама по себе система решит какие-то организационные проблемы. Организационные проблемы должны решать менеджеры, а автоматизированная система должна лишь поддерживать эти решения и обеспечивать их реализацию в оперативной деятельности, а также  предоставлять информацию для своевременного принятия решений. В противном случае проект рискует стать лишь затратой, окупаемость которой не гарантирована (например, произойти замена одной системы другой, без видимого эффекта).

 Рассмотрим схему типичной торговой компании и сформулируем задачи, которые могут решаться при помощи автоматизированной системы.

Наиболее типичные задачи оптовой торговли

Возможные цели.

Пути их достижения посредством автоматизации

Системы, в которых решается задача

Поиск клиентов
  • Увеличение количества клиентов. Посредством анализа контактов менеджеров с потенциальными клиентами, сбору наиболее полной информации о клиентах, их потребностях, анализу каналов сбыта, формированию качественной клиентской базы.
  • Увеличение числа контактов менеджеров (с потенциальными клиентами, например)

 

  • CRM
  • Call-центры (может быть частью crm-системы)
  • Отдельные модули ERP-систем
  • Интернет-магазины
Управление сделками  
  • Уменьшение времени на подготовку документов, выдачу документов;
  • Уменьшение времени на прием заказа от клиентов и формирования коммерческого предложения;
  • Снижение количества ошибок в документах;
  •  
  • CRM
  • Отдельные модули ERP-систем
Управление складом
  • Уменьшение времени сборки заказа (поиска товара, его сборки, упаковки и оформление отгрузки со склада)
  • Уменьшение доли утраченного товара (недостачи при приемке, порчи на складе и пр.)
  • Уменьшение времени на проведение инвентаризации (для больших складов)
  • Уменьшение времени на приемку товара от поставщика
  •  
  • Специализированные системы управления складом
  • Модули собственной разработки
  • Отдельные модули ERP-систем
Управление доставкой
  • Увеличение скорости доставки
  • Снижение стоимости доставки
  •  
  • Модули собственной разработки
  • Специализированные логистические системы
Анализ данных
  • Оптимизация всех видов затрат (например, рекламного бюджета посредством анализа каналов сбыта, фонда оплаты кладовщиков за счет снижения штата, что может стать возможным из-за увеличения скорости сборки заказов)
  • Снижение закупочных цен (анализ цен поставщиков, условий поставки на более выгодных условиях, поиск поставщиков)
  • Увеличение динамики продаж;
  • Снижение доли неликвидов;
  • Контроль взаиморасчетов;
  • Управление денежными средствами
  • Увеличение рентабельности сделок (система ценообразования)
  •  Система отчетности, как часть любой применяемой системы (настраивается под конкретные задачи)

 Из приведенной выше таблицы видно, что мы выделили задачи, которые должны быть решены в ходе проекта, а также смогли выделить целевые показатели, которые можно измерить (например, до проекта и после).   Подобные показатели вполне могут быть использованы для оценки эффективности. Думаю, что приведенный пример поможет Вам взглянуть на планируемый проект автоматизации (если он в Вашей компании намечается) более объективно. Попробуйте составить перечень задач, которые хотите решить, и перечень показателей, которыми можно измерить результативность. Помните главное – любой проект эффективен только тогда, когда улучшается бизнес.  Не пытайтесь сейчас составить идеальный план проекта или думать, с решения какой задачи стоит начать проект, у нас будет для этого специальный раздел «С чего начать?»

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *