Описание требований к управленческой отчетности

Сегодня мы будем говорить об управленческой отчетности. Точнее о том, как решить задачу автоматизации отчетности. Казалось бы, такая избитая тема, разработка отчетов. Ведь любая компания, внедряющая систему автоматизации, много раз сталкивалась с необходимостью разработки отчетов. И много раз это делала. Однако, как показывает практика, сколько раз это делали, столько раз и сталкивались с проблемами. Конечно, не всегда эти проблемы были большими и критичными. Но, чем больше автоматизируемый бизнес, тем проблема актуальнее.

В этот раз я решил не делать сразу большую статью, а разделить ее на части. Сначала обозначить саму проблему, чем и займемся в первой части, затем разобраться с причинами, а в заключение предложить простые инструменты и рекомендации для решения задачи.

Лично мне не приходилось встречать внедренцев,  не наступавших на грабли управленческой отчетности. Иногда это даже ставит под сомнение успешность проекта в целом. А бывает и такое, что  потенциально рентабельный  проект быстро становится убыточным в силу совершенно непредвиденных трудозатрат на разработку отчетности. Или, еще хуже — необходимостью менять архитектуру системы из-за невозможности реализовать требования ТОП-менеджмента к отчетам. Чем меньше опыт команды, тем больше открытий придется ей сделать. Иногда почему-то думают, что, чем больше компания, тем больше порядка. Но по факту оказывается не всегда так. Часто большие компании обрастают массой запутанной отчетности, на которую тратят  огромное количество времени. И большей частью которой потом не пользуются. Или годами делают  отчет из сорока  колонок, пользуясь только тремя. При этом может существовать множество регламентов,  стандартов и инструкций.

С опытом управленческая отчетность перестает казаться такой уж сложной. Не буду утверждать, что у меня есть «серебряная пуля» для решения данной проблемы, ее у меня нет. Однако, накопилось немало мыслей относительно вопросов анализа и построения отчетности. Конечно же, все эти мысли рождены в практике внедрений в различных отраслях и масштабах компаний. Кстати, о масштабах. Вовсе не обязательно, что, чем крупнее компания, тем сложнее отчетность. Вовсе нет. Случается, что кто-то из руководства небольшой компании, прочитав пару книг по финансам или экономике, начинает придумывать отчетность с множеством показателей, получение которых очевидно далеко не из каждой системы. В дальнейшем, как Вы догадались, он этими показателями  пользоваться быстро перестает. Поэтому, стоит с осторожностью подходить к включению в состав отчетности новых показателей, которые раньше не использовались в компании вообще. Велик риск, что никто ими пользоваться и не будет. Дело в том, что высшему руководству свойственно не погружаться (и это нормально) в детали того, что является источником информации,  как она обрабатывается, и уж тем более, архитектурные особенности систем автоматизации. Однако, если для оперативного управления ему потребуется экономический показатель, то он его получит в любом случае, поручив соответствующим службам. И как они это будут делать, на калькуляторе, в Excel, методом «гадания и предсказания» — будет второстепенно. Таким образом, собственник в любом случае получает необходимую отчетность.

В чем же проблема управленческой отчетности?  Чтобы отчетность удовлетворяла своих потребителей, она должна отвечать трем основным характеристикам:

  1. Быть качественной (достоверной, а также визуально воспринимаемой)
  2. Достаточной по составу
  3. Оперативной

Отклонение любого из приведенных требований может привести к желанию автоматизации отчетности. А если не выполняются все три пункта, то актуальность внедрения автоматизированной системы явно назрела. Скорее всего, руководство даже потенциально к этому готово. Казалось бы, осталось только радоваться, бери и автоматизируй.  Решить сразу три приведенные задачи совсем не просто. Например, когда отчетность предоставляется хорошо подготовленная, но не очень оперативно, можно проанализировать причины задержки, провести ряд мероприятий (возможно, лишь организационных)  и ситуация улучшится. Сложнее обстоит дело, когда отчетность недостоверная вследствие недостаточной аналитики в учете, или методологических неточностей при ее сборе и обработке. И, еще сложнее, когда имеющаяся отчетность не отвечает на все поставленные руководством вопросы. Это верный признак того, что либо не смогли продумать состав отчетности, либо не смогли организовать обработку данных. Иначе такая отчетность уже бы существовала. Хоть в бумажном виде, но существовала. Т.е. прежде, чем автоматизировать отчетность, в последнем случае необходимо провести и консалтинговые работы по разработке ее структуры. А эта задача не из простых.

 

 knopka

 Совет:

Полагать, что автоматизация сама по себе решит проблему управленческой отчетности, по крайней мере наивно. Необходимо в явном виде определить состав  отчетности и структуру каждого отчета в отдельности
 

Давайте разберем типичные причины, которые ведут к проблемам с отчетностью при попытке ее автоматизировать. Подобные случаи, как правило,  основаны на нескольких убеждениях Заказчика (в различной комбинации), выражаемые занимаемой им позицией:

  • «Давайте не будем пока думать об отчетности. Сначала сделаем систему, потом займемся отчетами».
  • «Нам необходима такая система, в которой можно самим настраивать отчеты, как нам потребуется»
  • «Наша система отчетности сейчас реорганизуется/актуализируется/прорабатывается»
  • «Давайте Вы не будете решать, что корректно, а что нет, нам так надо и все!»
  • Давайте мы поработаем с теми отчетами, которые есть в системе, а потом подумаем, надо ли их дорабатывать или делать новые отчеты
  • "Все отчеты из Excel необходимо перевести в программу Х"
  • "Хотим иметь такой один большой отчет, чтобы в нем было все сразу"
  • "Надо купить программу Х — там все отчеты уже есть!"

Кроме этого, ситуация может усугубляется действиями  команды, занимающейся автоматизацией. Например, если она не учтет следующие ошибки:

  • В документации с требованиями, нигде явно не  описан полный перечень отчетов, которые должна формировать система
  • В документации с требованиями не описана структура каждого отчета
  • В документации с требованиями не описаны дополнительные требования к отчетам
  • В документации с требованиями не содержатся образцы форм отчетов, либо не анализируются данные, в них содержащиеся
  • Компетенции аналитиков недостаточно, чтобы анализировать управленческую отчетность 

Каждое из приведенных явлений имеет свои причины. Более того, в любом проекте как минимум 2-3 таких явления имеют настойчивую склонность произойти. В следующей статье мы разберем их подробно.

 

 

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *