Система отчетности в конфигурации 1С:»Управление производственным предприятием»

В данной статье рассмотрены основные подходы к формированию отчетности в системе 1С:Предприятие. Хотя примеры приведены на основе демонстрационной конфигурации "1С:Управление производственным предприятием", большинство отчетов устроены аналогично и в других конфигурациях

В целом систему отчетности в программе можно разделить на 3 категории:

 

 

 

 

  • Стандартные отчеты на основе универсального отчета
  • Отчетность для руководителя
  • Специализированные отчеты

В случае, если встроенных отчетов не хватает для удовлетворения потребностей бизнеса, то есть возможность разработать  свои отчеты под конкретные требования Заказчика.

Рассмотрим кратко возможности этих групп отчетов:

 Стандартные отчеты на основе универсального отчета.

Стандартные отчеты устроены  следующим образом. В системе существуют так называемые регистры учета, которые представляют собой специальные таблицы. В этих таблицах накапливается информация в разрезе измерений, которые представляют собой аналитические разрезы (номенклатура, контрагенты, склады и пр.). Сами числовые  значения информации называются ресурсами, а для простоты понимания пользователя в отчетах они именуются показателями. Все информация накапливается по каждой хозяйственной операции.

Система стандартных отчетов работает так: пользователю предоставляется возможность самостоятельно указать при помощи специального конструктора комбинацию любых доступных измерений, на пересечении которых будут рассчитаны показатели  (что-то типа сводной таблицы в Excel). Причем можно группировать как по строкам, так и по столбцам. Допускается любое количество вложений группировок друг в друга. Например, нас интересуют продажи по товарам в разрезе контрагентов. Тогда будут указаны 2 группировки: контрагент, затем номенклатура.  Получим продажи товара по контрагентам и номенклатуре. Для примера ниже приведена форма настройки и результат построения отчета на демонстрационной базе УПП. В качестве показателей выбрано количество проданных товаров и сумма продаж.

 Отчет о продажах

 

Отчет о прдажах

Если теперь добавить группировку колонок по периодам, то получим продажи по периодам, т.е. в динамике:

 

Кроме выбора показателей в отчетах и группировки строк и колонок, пользователю доступны возможности сортировки, фильтрации и даже раскраски отчета в различные цвета по заданным условиям (условное форматирование). Например, представленный выше отчет мы хотим преобразовать следующим образом: отсортировать товар по количеству по убыванию, и все сделки с количеством больше 7 выделить красным цветом. Тот же отчет:

 

Таким образом, пользователю предоставляются самые широкие возможности по анализу данных. Посредством настройки можно изменить внешний вид отчета до неузнаваемости. Для того, чтобы не приходилось каждый раз настраивать отчет «под себя» системой предусмотрена возможность сохранения списка настроек, которые в дальнейшем может использовать не только тот, кто их создал, но и другие пользователи.  

Кроме того, для многих отчетов доступно графическое представление информации в виде диаграммы. Принцип ее настройки несколько отличается, но смысл остается такой же.

 Например, мы хотим посмотреть продажи по Москве и Санкт-Петербургу в динамике в виде гистограммы.  А еще, нас интересуют доли продаж по 5-ти лучшим клиентам, ранжированные по количеству товара в виде круговой диаграммы.  Ниже представлен результат построения диаграмм.

 

 

Теперь осталось разобраться, как много разрезов аналитики доступно пользователю, да и как он об этом узнает?

Все регистры учета относятся к определенной подсистеме.  Отсюда следует, что в первую очередь надо понимать, какой отчет настраивать для решения конкретной задачи. Для этого необходимо представлять общее устройство системы. В полном интерфейсе системы в меню «Отчеты» все отчеты сгруппированы по подсистемам и знакомиться с ними лучше начинать именно оттуда. Для каждого отчета есть встроенная справка, из которой можно узнать о назначении отчета.

Отдельно стоит отметить возможность расшифровки показателей отчета. Если щелкнуть мышкой в конкретной показатель, то можно его расшифровать, т.е. получить список источников информации (хозяйственных операций), из которых был получен данный показатель. Так, например, если сформировать отчет о продажах по регионам, а затем щелкнуть в сумму продаж по региону, то можно открыть отдельный отчет, показывающий все сделки, из которых сложились данные продажи.

Описать все возможные виды отчетов, предоставляемых системой практически очень сложно, т.к. только стандартных отчетов существует порядка 100, а всовокупности с наиболее часто используемыми настройками отчета для различных целей, порядка 1000.  Ниже на картинке показан только один пункт подменю отчетов «Продажи».  Как видно, по подсистеме продаж довольно много отчетов, большинство из которых можно еще и настроить.

 Отчетность для руководителя.

В отличии от предыдущей группы отчетов, отчетность для руководителя не имеет таких гибких настроек, а ее внешний вид как правило предопределен. Видов такой отчетности немного, и все они предназначены для быстрого анализа показателей работы компании.

К этой группе можно отнести 2 отчета:

 

Рапорт руководителю представляет собой один отчет, состоящий из множества блоков информации. Как сказано в его описании:

«Отчет "Рапорт руководителю" предназначен для представления сводной информации о текущем состоянии дел предприятия руководству предприятия. В отчете проводится оперативный анализ данных по различным показателям: по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по исходящим и входящим платежам и т.д.  Для удобства анализа, в отчете предусмотрено следующее графическое представление данных: графики сравнения различных показателей с запланированными или с такими же показателями за прошлый период. По каждому показателю дается подробная расшифровка в виде соответствующего отчета. Состав показателей и порядок вывода информации определяется пользователем в настройках отчета»

Показателей достаточно много и далеко не все они требуются каждому руководителю. Надо отметить, что, для того, чтобы этим показателям можно было доверять, необходимо следить за ведением учета в системе, соблюдать регламенты регистрации хозяйственных операций.

Как правило, каждый руководитель выбирает для себя определенный набор показателей, за которыми следит. Это зависит от многих факторов: особенностей управления, специфики бизнеса и пр.

Данный отчет имеет такую полезную функцию, как автоматическое сохранение в файл (например, на сервер) или отправку по почте. Таким образом, находясь далеко от рабочего места, руководитель может получать на свой почтовый ящик сводку о результатах работы компании.

Ниже представлен фрагмент списка доступных  показателей, а также фрагмент отчета для нескольких показателей.

  Рапорт руководителю

Второй отчет, который предназначен для руководителя, это «монитор эффективности». Пожалуй, это самый «продвинутый» способ получения управленческой отчетности.  Он может не только полностью заменить «рапорт руководителю», если настроить все соответствующие показатели, но и предоставить гораздо больше полезной информации. Ключевой особенностью «монитора» является то, что он представляет собой инструмент, посредством которого можно создавать произвольные показатели, а также описать способ их получения. Под последней фразой буквально надо понимать следующее: сам способ получения данных определяется квалифицированным специалистом, глубоко знающим систему и обладающего знаниями языка запросов (попросту говоря, он должен быть программистом). Преимущество в том, что для получения таких отчетов не требуется вносить изменения в систему, все настройки выполняются в пользовательском режиме. Т.е в новой базе данных никаких встроенных показателей нет. Правда, есть возможность перенести настройки уже существующих показателей из других информационных баз. Например, из демонстрационной базы, как рекомендует фирма 1С. Так сделано потому, что ключевые показатели деятельности слишком индивидуальное понятие для каждого бизнеса и стиля управления. Поэтому, прежде, чем настраивать эти показатели необходимо провести ряд организационных работ по разработке этих показателей и определиться с их экономическим смыслом.

Как сказано в описании к отчету  «Монитор ориентирован на оперативную оценку ключевых показателей деятельности (КПД) исполнительным руководством компании. Основная задача отчета — своевременно выявить отклонения, негативную динамику, точки роста».

Настройка таких показателей не быстрый и трудоемкий процесс.

Ниже представлен фрагмент монитора эффективности.

 

Монитор эффективности

 О настройка монитора эффективности УПП есть отдельная статья

 Специализированные отчеты

В заключение, рассмотрим последнюю группу отчетов, которые условно назовем «специализированные». Специализированные, потому что они предназначены для конкретных случаев использования и не имеют гибких настроек. Как правило, внешний вид этих отчетов предопределен. К таким отчетам можно отнести, например, группу отчетов по подсистеме CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), отчеты по ценообразованию (прайс, анализ цен), стоимостная оценка склада и др.

Такие отчеты, как и отчеты первой группы (универсальные), распределены в интерфейсе по подсистемам, и рассматривать их отдельно нет необходимости. Основное отличие заключается в том, что в настройках отчета мы не увидим стандартной  формы настроек, которая используется для универсальных отчетов. Каждый такой отчет имеет свою форму настроек, которая ограничивает изобретательность пользователя для формирования отчета, что обусловлено высокой сложностью их построения.

В качестве примера можно привести отчеты «Показатели работы менеджеров» который позволяет формировать рейтинги менеджеров и оценивать их работу. В настройках отчета будут доступны только показатели.

Показатели работы менеджеров

Или  отчет «АВС-анализ покупателей», который показывает результат распределения покупателей по классам по правилу Парето.

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *