Описание организационной структуры предприятия

Описание организационной структуры предприятия кажется очевидным  только на первый взгляд. По факту даже многие руководители внутри компании представляют ее с некоторой разницей во взглядах. Но для нормального хода преокта необходимо четко понимать структуру компании.

Сегодня мы будем говорить об обработке первой части анкет, касающихся контактных данных и подчиненности. Казалось бы, информация проще простой, чего тут можно полезного получить? На самом деле не совсем так. Даже обладая таким небольшим количеством информации мы можем получить 2 полезных документа:

  • Перечень сотрудников с актуализированный  контактной информацией (иногда называют матрицей коммуникаций, но это слишком громко, скорее это частный случай матрицы коммуникаций). Простейшая, казалось бы, штука, но на большинстве предприятий в готовом виде не имеется (или не актуальная). К тому же, нас интересуют именно те люди, с которыми придется работать на проекте.
  • Схему организационной структуры.   Это уже более серьёзный результат. Конечно, на данный момент она может оказаться не полной, но точно правильной (неполноту мы сможем заметить и при необходимости поднять вопрос о привлечении недостающих сотрудников к работам). Кроме того, мы сможем оценить ее понимание самими сотрудниками и выявить противоречия, если таковые имеются (бывает и такое). В рамках организационной структуры в дальнейшем мы будем думать и о границах описания деятельности. Схему мы будем рисовать графически. В качестве инструмента будем использовать MS Visio. Об особенностях графической реализации задачи чуть позже.

Давайте сразу к делу. Предварительно, если возможно, следует сгруппировать анкеты по подразделениям. А еще лучше сразу просить предоставлять информацию именно так сгруппированную. Процесс примерно следующий: берем и читаем первый раздел нашей анкеты. По каждому сотруднику делаем запись в таблице контактов. Как Вам удобнее. Например, может иметь такой формат:

№/ Табельный номер

Сотрудник

Должность

Помещение (где рабочее место)

Телефоны (раб. мобильный, местный)

e-mail

Влияет на принятие решений по вопросам

/примечания

АДМИНИСТРАЦИЯ

             
             

БУХГАЛТЕРИЯ

             

На крупных предприятиях, где привлекаемых в проект пользователей за 100-200 сотрудников примерно в 80% случаев потом местный IT-отдел просит дать им эту табличку: «удобно!», говорят. В идеале информация должна поддерживаться в системе управления проектом, но если ее у Вас нет (или пока нет), то подойдет и обычный редактор.

 В дальнейшем мы сможем быстро найти нужного сотрудника и не будем донимать Заказчика с вопросами «как кого зовут», «где его искать», «как позвонить, написать» и пр.

Теперь займемся самым главным на сегодня: организационной структурой. Из  анкет мы имеем следующую информацию:

  • Должность сотрудника
  • ФИО руководителя
  • Должность руководителя

Оказывается, этого вполне достаточно, чтобы полностью восстановить организационную структуру предприятия любой сложности. Кроме того, в процессе такой работы мы сможем дополнительно проверить:

  • Противоречивость в подчинении;
  • Наличие однозначно понимаемых наименований должностей и отделов;
  • Выявить разрывы в структуре (что-то упустили)

Как Вы уже догадались, нужно просто брать и отображать информацию на схеме.  Именно так мы и поступим. Возникает вопрос, по каким правилам выполнять графическую схему? На этот счет нет никаких стандартов. Если посмотреть в интернете примеры подобных схем, то можно увидеть десятки различным способов. Главное, чтобы было понятно. Я буду использовать уже упоминаемую ранее нотацию eEPC. В ней существуют некоторые стандартные элементы для организационной структуры, а также никто не запрещает дополнять ее своими элементами, т.к. мы знаем, что это не нотация в чистом виде, а набор правил. Таким образом, надо договориться, что какие элементы будут обозначать и вперед. Сначала я опишу используемые элементы, а потом в видеоролике покажу, как можно делать на практике (чтобы не было впечатления, что это сложно).

Элементов не много: Сотрудник, Организационная единица (отдел, группа и пр.),  должность.

 

Для удобства восприятия, а также чтобы е загромождать схему я объединил элементы  должность, сотрудник и место расположения в один. Иначе крупную структуру отобразить будет просто нереально на приемлемого размера листе. Получим всего два основных элемента:

 

Случается и такое, что отдельные участки схемы детализировать до сотрудника не нужно, а достаточно показать их количество. Например, в подчинении у бригадира работают 30 монтажников. Зачем нам отображать 30 монтажников, если их роль однотипна и для нашей задачи такая детализация не нужна? В этом случае можно использовать стандартный элемент «Сотрудник», указав в нем количество сотрудников. Еще все элементы нужно как-то соединять. Для этого используются  стрелки. Направление стрелки указывает подчинение. Подчиняться может сотрудник сотруднику или организационная единица сотруднику. Чтобы указать принадлежность (сотрудник работает в отделе), используется линия без стрелки. А еще мы можем столкнуться с двойным подчинением (административным и функциональным). Для этого удобно использовать стрелки различного типа (пунктир, например). Соберем все условные обозначения вместе:

 

Давайте теперь придумаем небольшой пример и создадим для него диаграмму. Пример:  Руководитель отдела продаж и директор по производству подчиняются генеральному директору. 2 бригадира подчиняются директору по производству, у которых в подчинении по 10 человек монтажников. Кладовщик подчиняется директору по производству. 2 менеджера по продажам подчиняются руководителю отдела продаж. А маркетолог состоит в отделе продаж, но подчиняется напрямую генеральному директору.

 Вот такая схема у нас  получилась:

 

Все наглядно и понятно. Если схема предполагается большая, следует установить размер листа побольше.

Посмотрите на видео, как это делалось в MS Visio.

Оргструктура предприятия в eEPC

Как я уже говорил, существуют и другие способы графического отображения оргструктуры, в частности в том же Visio есть такой тип диаграммы как «оргструктура». Его довольно часто применяют на практике для быстрого визуального отображения структуры предприятия, но для нашей задачи этот вариант не очень подходит.

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *