Зачем описывать бизнес-процессы?

В данной статье мы будем разбираться, зачем вообще нужно обследование бизнес-процессов. Очевидно, что как и «работа ради работы» «обследование ради обследования» никому не нужно. Высшему менеджменту важен результат. А к какому результату должно привести обследование бизнес-процессов? Это и есть главный вопрос, который волнует руководство компании, когда оно принимает решение, «надо оно нам или нет?»  Причем, неважно, откуда происходит инициатива, из самой компании или со стороны внешних консультантов, которые предлагают такие услуги. Вопрос «а что нам это даст?» сегодня по-прежнему актуален.  Если рассуждать примерно так: «А мы будем зарабатывать больше денег?», то ответ очевиден: «нет, не будете».  А зачем тогда все это надо? Ответ прост. Обследование бизнес-процессов является лишь инструментом в решении задач компании, после решения которых компания начнет зарабатывать больше денег. Отсюда возникает вопрос, а что за задачи такие, для которых необходимо выполнить обследование бизнес-процессов? Вот на этом мы и остановимся подробнее. Прежде, чем продолжить, давайте определимся с терминологией:

Бизнес-процесс. Существует множество трактовок этого термина. Определение понятия бизнес- процесса в простейшем случае можно дать так: это последовательность действий, выполняемых сотрудниками компании для получения результата. Но для полноценного понимания такой формулировки недостаточно. Рекомендую прочитать на эту тему отдельную статью «Что такое бизнес-процесс?».

Описание бизнес-процесса – фиксация сведений о бизнес-процессе в какой-либо форме. Форма может быть любой, как произвольной, так выполненная по специальным правилам. Такие правила называются нотациями. По поводу нотаций описания бизнес-процессов  советую прочитать статью «В какой нотации описывать бизнес-процессы?» Прежде чем описывать бизнес-процесс, надо грамотно собрать информацию и  проанализировать ее. Рекомендации по методикам сбора и обработки информации Вы может найти в цикле статей, посвященных именно этим задачам.

Владелец бизнес-процесса – организационная единица (как правило, сотрудник, но может быть и подразделение), которая отвечает за данный процесс;

Показатели бизнес-процесса – измеряемые величины чего-либо, что может влиять на качество, скорость или трудоемкость процесса. Оптимизация бизнес-процесса сводится именно к оптимизации его показателей (иначе как понять, улучшили мы его или нет?).

 Думаю, этих определений для начала будет достаточно. Теперь перейдем к главному, а зачем описывать бизнес-процессы? Давайте сформулируем перечень задач, для решения которых потребуется обследование и описание бизнес-процессов. Как показывает практика, по ряду причин руководителю бывает трудно четко понять, пора ли задуматься над решением таких задач в своей компании или можно еще и так пожить. Поэтому, одновременно с выделением задач я попробую сформулировать конкретные «симптомы»,  которые сигнализируют о том, что пора задуматься. Чем больше таких симптомов проявляется в Вашем бизнесе, тем вероятность возникновения проблемы выше. Возможно, Вам пора начать действовать!  Вот что у меня получилось:

Задачи обследования бизнес-процессов
Задачи обследования бизнес-процессов

 

 

 

 

 

 

Формализация и стандартизация выполняемых сотрудниками функций.

  • Вы сталкиваетесь с ситуацией, когда одну и ту же операцию разные сотрудники выполняют каждый по-своему;
  • Когда Вы просите объяснить, как сотрудник выполняет конкретную работу, он начинает объяснять неуверенно, «плавает», а иногда и вовсе сомневается, правильно ли он это делает;
  • Когда сотрудник уходит в отпуск или болеет (отсутствует по каким-либо причинам), то часть его работы не может сделать никто либо делает очень долго, т.к. не знает, как тот ее выполнял. Другими словами, у Вас есть ощущение появления «незаменимых» сотрудников;
  • Иногда Вам кажется, что сотрудники изображают бурную деятельность, но, что конкретно и зачем они делают, Вам не понятно;
  • У Вас нет уверенности, что все возникающие в работе проблемы находятся под должным контролем;
  • Сотрудники сами говорят, что их должностные обязанности не полностью понятны, или просят предоставить им должностную инструкцию;
  • Должностные инструкции или отсутствуют  или носят формальный характер. Т.е. работать по ним не представляется возможным;
  • Когда приходит новый сотрудник, то объяснять ему что и как делать приходится «на пальцах»;
  • Различные внутренние инструкции, которые существуют, на практике не используются (не актуальны, не проработаны или игнорируются);
  • Штат компании растет, а Вам кажется, что эффективность работы не увеличивается; 
  • Руководители подразделений жалуются на нехватку персонала, а Вы не уверены, что это необходимо;
  • У Вас нет четкого понимания, как организована работа конкретных подразделений;
  • Вам приходится сталкиваться с ситуацией, когда различные подразделения пытаются переложить ответственность друг на друга, ссылаясь на то, что за определенный проблемный вопрос отвечает кто-то другой. 
  • Вы не уверены, что организационная структура компании построена оптимальным образом;
  • У Вас создается ощущение, что отдельные сотрудники выполняют работу, потребность в которой очень низка или отсутствует;
  • Между подразделениям возникают взаимные претензии по поводу их взаимодействия друг с другом;
  • Движение документов Вам кажется хаотичным: документы теряются, их возврат от клиентов не контролируется, как они хранятся не очень понятно;

Оптимизация бизнес-процесса

  • У Вас есть ощущение, что сотрудники выполняют свою работу не самым оптимальным образом, неэффективно расходуют свое время;
  • Вам известно, что в другой аналогичной компании с таким же объемом работы справляется меньшее количество персонала,  а качество аналогичное или даже лучше;
  • Определенные виды работ в Вашей компании выполняются дольше, чем в аналогичных компаниях;
  • Вы (или Ваше руководство) поставили задачу снижения определенного вида затрат;
  • Вы решили выявить «узкие места» в работе компании и системно работать над их ликвидацией;
  • Вы решили выделить показатели, которыми можно измерять эффективность работы отдельных сотрудников или выполнения процесса;
  • На определенных участках работы наблюдается постоянная текучка кадров, которая Вам кажется выше нормы;
  • Предполагается рост объема работы, но хочется его выполнять с минимальным увеличением штата или вообще без его увеличения;
  • Статистика  показывает, что количество претензий со стороны клиентов растет;
  • Наблюдается снижения качества продукции или предоставляемых услуг;

Автоматизация учета в компании

  • Одна и та же информация обрабатывается сотрудниками по нескольку раз;
  • Информация, которая содержится в формируемых  отчетах вызывает сомнения, не полная или недостаточно оперативная;
  • Одна и та же информация содержится в разных базах данных, существует повторный ввод данных сотрудниками;
  • Отсутствуют единые справочники и классификаторы (сведения о клиентах, товаре и пр.), либо они недостаточно полные;
  • Для получения управленческой отчетности требуется трудоемкая обработка данных, полученных из существующих учетных систем (например, посредством  );
  • Отдельные подразделения предпринимают самостоятельные попытки внедрения программ для собственных нужд;
  • Большое количество учетной информации хранится не в единых базах данных, а распределено по множеству файлов и электронных таблиц у отдельных сотрудников;
  • Решение о необходимости проведения работ по автоматизации уже принято, но непонятно с чего начать, сколько это может стоить и какие сроки потребуются;
  • Руководители подразделений или высший менеджмент говорят о необходимости автоматизации конкретных задач;
  • Подразделение автоматизации сообщает об устаревании используемых систем, о возрастании стоимости их поддержки или высокой трудоемкости для дальнейшего развития;

И так, мы видим, что в целом выделятся 3 крупные задачи, которые решает предприятие посредством обследования бизнес-процессов. С симптомами, когда пора задуматься о необходимости проведения работ над бизнес-процессами мы разобрались. Если Вам интересно, почему я выделил именно такие 3 группы, советую прочитать небольшую статью на эту тему «Подходы к методике обследования бизнес-процессов», в которой разъясняется связь целей обследования с выбором методики.

В начале статьи я говорил о том, что обследование надо проводить не ради обследования, а ради результатов. Так что же будет результатом? Теперь в самое время  поговорить о результатах.

И так:

В результате формализации и стандартизации выполняемых сотрудниками функций могут быть получены:

  • Четко прописанная  последовательность действий, выполняемых сотрудником для исполнения его обязанностей;
  • Реально работающие должностные инструкции, рабочие инструкции  и положения об отделах;
  • Быстрое включение в работу нового персонала;
  • Принятие обоснованных решений об изменении оргструктуры компании;
  • Понимание руководством, что происходит в компании и кто чем реально занимается;
  • Наличие надежного «фундамента» для начала работ по оптимизации деятельности;
  • Наличие измеряемых показателей бизнес-процесса;

После оптимизации бизнес-процесса должны быть получены следующие результаты:

  • Снижение времени выполнения процесса;
  • Улучшение качества продукта (товара. услуги);
  • Снижение трудоемкости операций;
  • Улучшение показателей бизнес-процесса;
Продуманный подход к   автоматизации учета в компании должен привести к таким результатам:
  • Понятный план развития автоматизированных систем, выделение этапов, их приоритетности и способов реализации;
  • Наличие единого информационного пространства (информация регистрируется в системе только один раз, единые справочники и классификаторы);
  • Работающая система автоматизаци учета, удовлетворяющая ключевым требованиям;
  • Распределение и контроль прав доступа;
  • Оперативное получение актуальной информации о результатах работы;
  • Понятная система отчетности с достаточной для принятия управленческих решений аналитикой;
  • Все трудоемкие операции по обработке данных выполняются в системе;
  • Наличие руководств пользователя, регламентов ввода и обработки данных;

 

 

 

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *