Зачем нужна автоматизация учета

Об автоматизации учета. Предисловие.

 Как это не удивительно, но большая часть населения вообще не понимает, что делают те люди, которые на вопрос «чем Вы занимаетесь?», отвечают: «автоматизацией учета». Хотя, если задуматься, почему удивительно …  Вот я, например, когда закончил институт и попал на первую работу в должности программиста,  каждый день делал массу открытий на эту тему. 

Задачей этой статьи является четко разъяснить, что такое «автоматизация учета», чем занимаются те люди, которые работают в сфере автоматизации учета, и самое главное, зачем это нужно.

Если Вы руководитель компании, то данная статья должна Вам помочь извлечь пользу для своего бизнеса от автоматизации учета, сформулировать цели для проектной команды, а также оценить результативность проведенных работ.

Прежде чем говорить о целях и задачах автоматизации, надо разобраться, что это такое и  зачем Вам (Вашей компании) это нужно. В первую очередь, надо четко разделять понятия «автоматизация технологических процессов» и «автоматизация учета». Под автоматизацией технологических процессов подразумевают взаимодействие робототехнического оборудования и программного обеспечения, которое этим оборудованием управляет. Это большая и очень интересная отрасль, но мы будем говорить об автоматизации учета. Не надо путать такое оборудование с различного рода торговым оборудованием (весы, кассы, терминалы, сканеры штрихкодов и пр), предназначенные для обслуживания процесса торговли. Взаимодействие программного обеспечения с таким оборудованием относится уже к автоматизации учета, поскольку оно предназначено для получения учетных данных (информация о товаре, его цене, весе и пр.), т.е. при желании можно все это ввести и руками. Таким образом, под автоматизацией учета понимают систему сбора, ввода и обработки информации с целью получения достоверной информации о количественных показателях деятельности компании, а также информации, позволяющей принимать управленческие решения. Примером такой системы может быть система управления денежными средствами, складскими запасами, торговой деятельностью и пр.

Если говорить кратко, то эффект от автоматизация учета сводится к следующему:

  • Уменьшение времени на выполнение учетной операции персоналом;
  • Уменьшение количества ошибок персонала при операциях с учетными данными;
  • Получение единого хранилища данных, из которого за короткий промежуток времени можно получить отчетную информацию по тем вопросам, которые интересуют руководство компании для принятия решений;

 Когда перед руководителем встает вопрос о том, что нужно начинать как-то автоматизировать деятельность своей компании, он сталкивается с множеством вопросов: «с чего начать?», «Как начать?», «Кто это будет делать?», «А точно ли мы пошли правильным путем?», «Сколько это может стоить» и т.п. Чтобы научиться на них отвечать, надо разобраться с пятью  фундаментальными вопросами: 

  • Область автоматизации
  • Разделы учета, которые подлежат автоматизации
  • Средства автоматизации
  • Цели автоматизации
  • Кто заинтересован в автоматизации учета

По-хорошему, о целях автоматизации учета надо говорить в последнюю очередь, когда разберемся с областью и разделами учета. Но, чтобы Вам было интереснее, забегу немного вперед и приведу несколько примеров целей автоматизации, а потом остановимся на целях еще раз, более подробно.

Немного о целях

В любом случае, как бы не формулировались детальные цели автоматизации учета, все они сводятся к трем глобальным целям:

1. Принятие своевременных управленческих решений.

2. Обеспечение учета любых видов ценностей (товар, деньги, оборудование и т.д. Сюда же относятся задачи по снижению затрат на сам процесс организации учета)

3. Удовлетворение потребностей наших государственных органов (как Вы догадались, я говорю о налоговых органах, пенсионном фонде, множестве отраслевых контролирующих органов и пр.) . Это цель вынужденная.

Причем, первые две цели являются главными и тесно связаны между собой. У кого-то может возникнуть вопрос: «Вот нам, например, хочется автоматизировать только учет товаров на складе, причем тут управленческие решения?» В частном случае он будет прав, но только в частном. А зачем человеку знать, сколько и чего у него на складе? Наверное, он хочет знать, что лучше продается, а что хуже (в этом случае мы говорим об анализе оборачиваемости товара, выявлении неликвидов). И, как следствие думать о том, как продать то, что давно лежит и не продается, и, когда заказывать поставщику тот товар, который пользуется большим спросом. Или он хочет избежать порчи товара (если речь идет о продуктах питания) и тем самым снизить убытки от потери товара. А это и есть управленческие решения.

Именно эта цель является главной для большинства проектов.

Кто-то еще скажет: а разве экономия на фонде оплаты труда, которую мы получим, не может быть целью?  Да, в принципе может. Но, в наше время, это крайне редкое явление, и рассматривать это как цель проекта я бы не рискнул. Такая цель может иметь место совсем в грустном случае: большое предприятие, весь учет на бумаге, огромный штат бухгалтеров и прочих работников по учету, которые все записывают в бумажных журналах и целыми днями пересчитывают на калькуляторах. Да, в этом случае такая цель имеет место. А много Вам известно таких предприятий? Их практически нет. Так или иначе, в 99% компаний определенный учет сложился с использованием каких-либо средств автоматизации (другой вопрос, что они могли устареть и не удовлятворяют современным потербностям бизнеса). Это может быть, например, Excel. Да, это не полноценное средство для ведения учета, по разным причинам. Но, в умелых руках, в конкретном случае он может оказаться эффективней дорогой системы комплексной автоматизации. Все зависит от конкретной компании и тех целей, которые она ставит перед проектной командой.   Так что утверждение, что при автоматизации учета будет достигнута экономия на заработной плате – это миф. Может быть, я кого-то из руководителей сейчас расстроил, но это правда, поверьте. Почему это миф, я подробно расскажу в статье «Поговорим о мифах», посвященной разным мифам, которыми обросло понятие «автоматизации учета».

Вернемся к целям. Почему так важно сформулировать цели до начала проекта? Потому, что без этого будет сложно, а иногда и невозможно, оценить эффективность потраченных средств и смысл всего проекта. Кроме того, проектная команда, которая будет заниматься проектом, также должна четко понимать Ваши цели и двигаться к ним, иначе у нее может возникнуть разочарование. А это может быстро  привести к краху проекта. Формулировка целей весьма непростая задача. Какими свойствами должна обладать цель? Любая цель должна быть в первую очередь измеримая, а во вторую досягаемая. Именно отсутствие целей приводит  в последствии к вопросам типа «А что мы получили за такие деньги?», или «А я думал, что будет не так …».

Никак нельзя рассматривать как цель просто «Внедрение системы». Ну внедрили, и что?

Удивлю еще раз: сама по себе автоматизация вообще не имеет целей! Цели могут иметь только конкретные области бизнеса, которыми занимается Ваша компания. А автоматизация учета в этих областях призвана улучшить некоторые показатели, которыми можно управлять и, тем самым, повлиять на улучшение бизнеса.  Подумайте об этом.

Думаю,  введение в цели проекта автоматизации можно завершить. Для того, чтобы в  Вашей голове сложилась  четкая картина, чем именно  Вашей компании может быть полезна автоматизация учета, необходимо  разобраться со следующими вопросами:

 

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *