Обучение рабочей группы к проведению анкетирования сотрудников

 

Сегодня мы будем говорить о том, как подготовить рабочую группу Заказчика к процессу  анкетирования.  Это не обучение в прямом смысле, скорее подготовка и организация.

Ничего сложного в этом нет. Однако, лучше выполнить элементарные организационные мероприятия, что придаст ясности выполняемым работам. Например, если планируется анкетировать 200 сотрудников, а кто-то из них не понимает, что он должен писать в анкете и как отвечать на вопросы, то у кого он должен спрашивать?  Или сотрудник заполнил все на «отстаньте от меня», что в этом случае делать? Или вообще, не возвращает анкету и ничего не говорит. Что делать, бегать за каждым? Кому? Вот для этого и следует провести небольшие организационные мероприятия.

Начать следует с того, что объяснить рабочей группе назначение проводимых работ по анкетированию, даже если они кажутся очевидными. Следует обратить внимание на следующие моменты:

  • Анкетирование дает наиболее полную и объективную картину о сложившейся системе учета в организации в силу того, что сведения формулируются сотрудниками самостоятельно, без чьего-либо «давления» и наводящих вопросов.
  • Анкеты могут быть заполнены сотрудниками заказчика в любое удобное для них время, не мешая текущей работе организации (надо признаться, что далеко не все сотрудники радуются возможности об этом подумать в  нерабочее время)
  • Качество заполнения анкет является важной частью предпроектного обследования, поскольку увеличивает достоверность и полноту  предоставленной Заказчиком информации, что снижает стоимость обследования
  • Следует учитывать, что полученная информация будет являться источником информации для дальнейших работ

Отсюда следуют, что в рамках подготовки рабочей группы необходимо согласовать  порядок работ и распределить ответственность:

  1. Со стороны Заказчика (анкетируемой компании) должен быть ответственный сотрудник, который будет координировать работы изнутри. Этот сотрудник должен обеспечить выполнение следующих задач:

1.1.    Формирование полного списка сотрудников, привлекаемых  к анкетированию с указанием ФИО, должности и подразделений. Это удобно сделать в виде таблицы. Стоит обратить внимание на то, что если сотрудник остается «за рамками» изучения его деятельности, то такой сотрудник не должен в дальнейшем привлекаться для приемки результатов работ.

1.2.     Обеспечить возврат заполненных анкет от руководителей подразделений. Чтобы не путаться, лучше принимать полный пакет информации  от подразделения, без кусочков, «будет завтра» и т.п. Есть высокая вероятность, что такая информация будет искаженной или что-то потеряется.  Если считают, что сведения от отдельного сотрудника не влияют на результат, лучше исключить его из списка привлекаемых специалистов. В этом случае Руководитель проекта Заказчика берет на себя ответственность за полноту информации.

1.3.    Обеспечить соблюдение сроков по сбору информации. Для этого необходимо разработать график со сроками и следовать ему.  Руководитель проекта со стороны Заказчика контролирует сроки на уровне руководителей подразделений, привлеченных к обследованию.

1.4.    Обеспечить предоставление информации о регламентирующих и управляющих документах по предприятию в целом. Это могут быть различные положения, регламенты, учетная политика, внутренние стандарты, инструкции  и пр.

1.5.    Решать любые спорные и проблемные вопросы, возникающие при сборе информации. Для решения вопросов, в которых он сомневается, лучше обратиться к руководителю проекта со стороны Исполнителя, но не оставлять вопрос «подвешенным» или решать его как получится.

  1. На уровне руководителей подразделений необходимо обеспечить контроль как за полнотой информации, предоставленной сотрудникам подразделения, так и за ее качеством.  Руководитель подразделения должен решать следующие задачи:

2.1.    Проконтролировать  возврат всех анкет от своих подчиненных

2.2.    Проверить анкеты (хотя бы бегло) на предмет понятности, полноты изложения. Главное – не должно быть формального подхода,  пустых анкет или попросту скопированных друг у друга. Следует проконтролировать полноту информации о формах отчетности отдела, наличия образцов печатных форм обрабатываемых документов

2.3.    Проконтролировать сроки возврата заполненных анкет

  1. Необходимо согласовать сроки предоставления информации. Разработанный график необходимо согласовать между сторонами.
  2. Разобрать пример заполнения анкеты.  Чтобы у руководителей не было элементарных вопросов по порядку заполнения анкет, лучше раздать им один заполненный пример и на нем рассказать, что требуется от их сотрудников. Такой пример должен быть доступен и для всех анкетируемых сотрудников. К примеру  следует приложить инструкцию с рекомендациями по заполнению анкет.

Не забывайте, что все достигнутые договоренности на данной встрече следует зафиксировать в письменном виде.

Таким образом, перед началом непосредственного заполнения анкет должны быть получены следующие документы:

  1. Список сотрудников, привлекаемых к анкетированию
  2. График анкетирования
  3. Инструкция по заполнению анкет и пример заполненной анкеты
  4. Перечень управленческой документации, имеющейся на предприятии

В следующем выпуске мы будем начнем рассматривать обработку анкет, что является совсем не простой задачей

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *