Изучаем бизнес компании. Разработка анкеты для первого знакомства с предприятием

Начну с того, что сделаю очень важное предостережение. Когда Вы используете какие-либо инструменты, особенно в части консалтинга, необходимо помнить, что инструмент работает на 100% только в руках его автора. Поэтому, существует такая рекомендация: несмотря на наличие различных методик, каждый бизнес-аналитик адаптирует их под себя. Конечно, взять просто чужой инструмент и пойти с ним работать это гораздо лучше, чем пойти с чистым листом бумаги, но и хуже, чем вариант, когда этот инструмент был «выношен» самим консультантом. Именно поэтому многие опытные консультанты не дают свои инструменты для использования в чужие руки. Причина тут не только в том, что это их хлеб,  интеллектуальная собственность и т.п., как может показаться на первый взгляд,  но и в том, что есть риск неудачного применения в чужих руках. А это уже гораздо хуже: кто-то может сказать, что такой-то консультант дал ерунду какую-то, толку никакого.  Это я к тому, что всегда думайте и еще раз думайте, когда используете чужие инструменты в своей работе. Хотя я в этом плане совсем не жадный, и открыто делюсь своими наработками, в рассылке буду стараться  заставлять немного думать, т.е. помогать Вам разрабатывать собственные инструменты, используя опыт других специалистов.

В этом выпуске, как Вы помните, мы планировали разработать анкету для первой встречи с рабочей группой компании, которая решилась на проект (описания бизнес-процессов или автоматизации).  Отмечу, что первая встреча  в данном случае — это вовсе не тот первый контакт, который был на предпродажной подготовке. Тут мы имеем ввиду первую встречу в рамках начатого проекта. Вариаций такой анкеты очень много. Встречаются как совсем краткие, на одном листочке А4, так и большие опросники, на много листов. Как удобнее, решать Вам. Сейчас мы рассмотрим, как подойти к самостоятельной разработке такой анкеты. В первую очередь стоит подумать о разделах, а затем их заполнить. Можно выделить следующие разделы, которые рекомендуются для включение в анкету первого уровня:

  • Название и форма собственности
  • Структура компании
  • Виды деятельности
  • Виды продукции или услуг, с которыми работает компания
  • Виды сделок
  • Отраслевые особенности
  • Виды учета, которые существуют в организации
  • Количественные характеристики организации
  • Существующий уровень автоматизации
  • Планируемый уровень автоматизации
  • Состояние НСИ
  • Состояние организационно- распорядительной  документации
  • Ключевые задачи, которые необходимо решить

 Разберем  эти разделы подробнее, чтобы Вы смогли самостоятельно разработать свою анкету, пользуясь приведенной информацией:

 

Раздел анкеты На какие вопросы стоит обратить внимание
Название и форма собственности  Тут все понятно, формальные данные
Структура компании

Структуры бывают разные, в данном случае имеется ввиду далеко не только организационная структура (кроме того, вряд ли она есть и Вам ее смогут сразу предоставить, да и не так это важно на начальном этапе). В первую очередь необходимо обратить внимание на структуру взаимодействия собственных юридических лиц, подразделений, особенности товародвижения между ними, наличие филиалов и обособленных подразделений, их территориальное расположение. Если будет и оргструктура, хуже не будет.

 

 

Виды деятельности Производство, оптовая торговля, розница, комиссия, услуги (какие конкретно)  и пр.  Перечень желательно составить подробный. 
Отраслевые особенности Перечислять их заранее смысла нет, лучше оставить вопрос открытым – тут ошибиться сложно. Например, строительство, медицина, транспорт и пр. Стоит отметить, что и внутри отрасли существует множество особенностей, которые могут существенно влиять на процессы, протекающие в компании. Так, например, управление автопарком и оказание транспортных услуг далеко не одинаковые виды бизнеса. 
Виды продукции или услуг, с которыми работает компания Как правило, это открытый вопрос, т.к. видов продукции очень много, а компания работает с конкретными. Например: книжная продукция, офисная мебель, сельскохозяйственные продукты и.т.п.  
Виды сделок На первый взгляд может показаться, что это неважный вопрос. Речь идет о видах договоров: «Купля-продажа, подряд и пр.». На самом деле не всегда так. Данный вопрос поможет дополнить информацию о видах деятельности, продукции и отраслевых особенностях, т.к. это взгляд с другой стороны. 
Виды учета, которые существуют в организации Это очень важный вопрос. При всей простоте, ответить на него не так легко. Дело в том, что признаки того или иного учета можно обнаружить практически в любой компании, вопрос лишь терминологии. Например, практически любой руководитель скажет, что у него ведется управленческий учет. При этом каждый будет подразумевать нечто свое, особенное. Возможные варианты видов учета следует перечислить. И кратко поговорить о них для начала, чтобы понять сложность сложившегося учета на предприятии
Количественные характеристики организации В этом вопросе есть поле для творчества. В качестве основных можно выделить:

 

 

 

  • Количество сотрудников
  • Количество видов выпускаемой (реализуемой) продукции
  • Количество автоматизированных рабочих мест
  • Количество хозяйственных операций (за период)
  • Количество контрагентов
  • И.т.д.

 

Существующий уровень автоматизации Данный раздел следует развернуть как можно подробнее.

 

 

 

  • Перечень систем и решаемые ими задачи
  • Задачи, которые не решаются, но требуется их решение
  • Каким образом система поддерживается
  • Кто и когда их создавал
  • И т.д.
Планируемый уровень автоматизации Если проект так или иначе связан с дальнейшей автоматизацией, следует описать видение того, к чему хотим прийти 
Состояние НСИ Следует поговорить о наличии различных утвержденных классификаторах, правилах заведения основных справочников (номенклатура, контрагенты и др), потребностях к их стандартизации и унификации.Состав основных справочников и классификаторов можно перечислить
Состояние организационно- распорядительной  документации Наличие такой документации может существенно помочь в любом проекте. Важно, чтобы она существовала не только формально, но была актуальной, а также применялась на практике.Видами такой документации могут быть различные положения, инструкции, учетная политика и пр.

 

 

 

Если нет человека, который сразу может ответить на этот вопрос, то, скорее всего, над документацией придется поработать.

Ключевые задачи, которые необходимо решить Почему о ключевых задачах лучше говорить в конце, а не в начале (что было бы вполне логично)? Да, это так, но к этому времени рабочая группа будет лучше подготовлена, чтобы более четко сформулировать цели. Можно поговорить в начале, а в конце еще раз вернуться, и все повторить.

 

При составлении анкеты рекомендуется предоставить возможность человеку просто выбирать из уже имеющихся вариантов, чем всегда только ставить вопросы. В последнем случае будет много упущений. Например, если предложить отметить из списка  «Оптовая торговля, розница, комиссия», сотрудник отметит без труда. Если просто задать вопрос: «Какие виды деятельности?» ответ может быть либо не полным, либо вообще из другой области. 

В каком составе следует проводить подобный опрос?

Первый ознакомительный опрос следует проводить в том составе, который, предположительно, войдет в рабочую группу. А поскольку мы этого еще не знаем, то можем только порекомендовать такой состав собрать на усмотрение руководства компании, инициировавшей проект. Если в процессе диалога будет заметно, что явно не хватает сотрудника, разбирающегося в задаваемых вопросах, следует это отметить и встретиться с ним дополнительно (или поговорить по телефону/по почте, если вопрос простой).

Какой результат ожидается от первой рабочей встречи и что делать дальше?

Результатом должно стать общее представление о деятельности компании в объеме, достаточном для планирования работ по проведению полноценного обследования.

Одинакового шаблона тут быть не может, все зависит от проекта и опыта консультантов. Возможно, что первой встречи будет для этого достаточно, а может и потребуется дополнительная информация.

Желательно решить вопрос с конфиденциальностью доступа к информации, иначе будет сложно работать. Например, нам будут показывать только шапки документов, в которых нет данных, упускать особенности ведения учета и пр. У всех сотрудников должно быть четкое распоряжение от руководства, что они должны рассказывать об учете все «как есть», без домысливания и упрощения. Вообще, вопрос конфиденциальности информации и профессиональной этике консультантов очень важный, поэтому остановимся на нем в следующем выпуске.

Если информации достаточно для понимания границ обследования, можно приступать к подготовке комплекта анкет для сотрудников и по участкам учета. Но об этом в ближайших выпусках.

   Ниже представлен фрагмент подобной  анкеты:

 

 

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *